Как обеспечить сохранность важных документов на компьютере?

Работая на предприятии, вы наверняка будете иметь дело с большим количеством документов. Вас будет ждать сдача отчетности из 1с и архивация старых документов. А в связи с повальной компьютеризацией работы организаций часть данных и отчетов будет только в электронном виде, что еще больше усложняет работу. За многие годы деятельности предприятий накапливаются горы документов, некоторые из которых теряются или портятся.

Принимаем меры предосторожности

Если в ваши обязанности входит 1с электронная отчетность, то в первую очередь вам нужно думать об исправности компьютера. Не ждите, пока он сломается и вся отчетность пропадет, а самостоятельно договоритесь с сервисной службой и проверяйте состояние своей техники не реже раза в месяц. Поверьте, ваши старания окупятся, так как во многих случаях пропавшие электронные документы не восстанавливаются, и всю работу приходится делать сначала.

Очень важно иметь копии всех электронных документов. Многие ленятся это делать, но несколько минут в день – это небольшая плата за постоянную уверенность в сохранности результатов своей работы. Если же вы потеряли старый документ, то в первую очередь проверьте – может, срок его хранения уже истек и восстанавливать его вовсе не нужно. Не забывайте, что копии хранятся в налоговой, у ваших партнеров, а возможно, и у ваших коллег по офису. В среднем документ должен храниться пять лет, но не расслабляйтесь, так как есть документы, которые вы обязаны хранить и по десять, и даже по семьдесят пять лет. С другой стороны, данные по бухучету владельцы предприятий стараются не хранить более положенного строка, чтобы проверка налоговой не оштрафовала за какие-то очень старые ошибки. Будьте всегда очень внимательны с документами, а если хотите избавиться от ненужных, делайте это только по инструкции по уничтожению документации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>